Претензия о недостаче или браке товара: образец и правила составления

Описание документа

Что такое претензия по недостаче или браку товара?

Это официальный документ, который покупатель (получатель) направляет продавцу, поставщику или перевозчику, когда обнаруживает, что получил меньше товара, чем было оплачено, или товар ненадлежащего качества. Цель претензии — в досудебном порядке потребовать исправить ситуацию: либо допоставить недостающий товар, либо вернуть деньги за него, либо компенсировать другие понесенные расходы.

Когда и зачем нужно составлять такую претензию?

Составление претензии является обязательным шагом перед обращением в суд по большинству споров, связанных с куплей-продажей. Даже если это не прописано в вашем договоре, направление претензии показывает вашу добросовестность и желание решить вопрос миром. Это официальное уведомление контрагента о проблеме, которое фиксирует дату ее предъявления. Если проигнорирует ваше обращение или ответит отказом, у вас на руках будет документ, подтверждающий, что вы пытались урегулировать конфликт, что укрепляет вашу позицию в суде.

Как правильно заполнить шаблон?

В шапке документа укажите полное наименование организации-получателя претензии, ее юридический адрес. В поле «от» — ваши реквизиты: название вашей фирмы или ФИО предпринимателя, адрес. Далее необходимо максимально подробно заполнить все поля.

Основание

Укажите реквизиты договора, накладной и счета-фактуры, по которым осуществлялась поставка. Это необходимо, чтобы поставщик мог быстро идентифицировать сделку.

Описание товара

Четко пропишите, какой именно товар был получен: его наименование, артикул, цена за единицу, общее количество согласно документам и итоговая сумма. Чем конкретнее, тем лучше.

Обстоятельства получения

Опишите, как и когда был получен товар. Например: «Товар получен 10 января 2025 года путем самовывоза со склада поставщика» или «Доставка осуществлена транспортной компанией «Деловые Линии», упаковка на момент вскрытия была без повреждений».

Выявленные нарушения

Это самая важная часть. Укажите, какое количество товара значилось в накладной, а какое вы обнаружили фактически. Например: «По накладной 123 от 10.01.2025 значится 100 единиц товара. Фактически при вскрытии коробок и пересчете обнаружено 95 единиц». Если речь о браке, подробно опишите дефекты: «Из 50 полученных -ламп 5 штекеров имеют механические повреждения, 3 лампы не включаются».

Расчет ущерба

Рассчитайте сумму прямого ущерба от недостачи или брака. Если с поставщиком был согласован штраф за недопоставку (обычно это процент от стоимости недостающего товара), укажите и его. Также вы вправе потребовать компенсации расходов на экспертизу, если она проводилась для подтверждения брака, и дополнительных транспортных расходов, если они возникли из-за этой ситуации.

Требования

Суммируйте все требования и четко укажите реквизиты вашего счета для перечисления денег.

Какие документы приложить к претензии?

Без документов претензия — это просто письмо. Обязательно приложите копии:

Акта о выявленной недостаче/браке. Это главный документ. Его должны подписать все члены комиссии, проводившей приемку, с указанием их должностей.
Товарной накладной (ТОРГ-12) и счета-фактуры на эту поставку.
Доверенности представителя, если приемку и подписание акта осуществляло не лицо, указанное в договоре.
Заключения эксперта, если для подтверждения брака проводилась независимая экспертиза.
Других документов: фото- или дефектов, отчет перевозчика о сохранности груза и т.д.

Что делать после отправки претензии?

Отправляйте претензию заказным письмом с уведомлением о вручении или курьером с описью вложения. Это даст вам и получения. По закону, на рассмотрение претензии дается 30 . Если в течение этого срока вы не получили ответа или получили отказ, вы имеете полное право обращаться в арбитражный суд для защиты своих интересов. Правильно составленная претензия значительно увеличивает шансы на дело в суде.

ПРЕТЕНЗИЯ ПО ФАКТУ НЕДОСТАЧИ (БРАКА) ТОВАРА

кому
____________________ _____
____________________ _____
____________________ _____
____________________ _____

от
____________________ _____
____________________ _____
____________________ _____
____________________ _____

ПРЕТЕНЗИЯ

На основании договора №______ от «______» _______________ 2025 г., накладной №______ от «______» _______________ 2025 г., счета №______ от «______» _______________ 2025 г. в адрес ____________________ _____ поступили товары ____________________ _____ арт. ______ по цене ______ рублей в количестве ____________________ _____ на сумму ______ рублей.

В этом разделе указываются основные реквизиты документов, на основании которых был получен товар: номер и дата договора, накладной и счета. Также здесь прописывается информация о получателе товара, наименовании товара, его артикуле, цене, количестве и общей стоимости. Это необходимо для четкой идентификации поставки, к которой относится претензия.

Указанные товары поступили ____________________ _____.

Данный пункт предназначен для описания обстоятельств получения товара. Здесь можно указать дату и способ получения (например, самовывозом, доставкой транспортной компанией), состояние упаковки на момент получения и другие важные детали, которые предшествовали обнаружению проблемы.

При проверке товара по количеству (качеству) было установлено, что по накладной, счету, значится: ____________________ _____.

Здесь констатируется факт проведения проверки товара и указывается, какое количество товара или какое качество было заявлено в сопроводительных документах (по накладной или счету). Это отправная точка для выявления расхождений.

Фактически оказалось ____________________ _____.

Это ключевой пункт, где фиксируется реальное состояние дел после проверки. Описывается, какое количество товара было получено на самом деле или какой брак был обнаружен. Чем подробнее и точнее будет описание, тем проще будет доказать свою правоту.

Недостача (брак) на сумму ______ рублей образовалась(ся) по вине изготовителя (поставщика, перевозчика) ____________________ _____.

В этом разделе подводится итог: вычисляется сумма ущерба, причиненного недостачей или браком, и указывается предполагаемая виновная сторона (производитель, продавец/поставщик или перевозчик). Это основание для предъявления финансовых требований.

Данный факт подтверждается актом №______ от «______» _______________ 2025 г.

Люое заявление о недостаче или браке должно быть подтверждено документально. В этом пункте делается ссылка на составленный акт о выявленных нарушениях, который является главным доказательством при дальнейшем рассмотрении претензии.

На основании изложенного и руководствуясь ст.______.

Здесь указывается правовое обоснование ваших требований. Ссылаться нужно на конкретные статьи закона (например, Закон о защите прав потребителей или Гражданский кодекс РФ), которые регулируют отношения между сторонами и дают вам право требовать возмещения убытков.

ПРОШУ:

Убытки в сумме ______ рублей, ______% штрафа в сумме ______ рублей, транспортные расходы в сумме ______ рублей, расходы по экспертизе в сумме ______ рублей, всего в сумме ______ рублей перечислить на наш расчетный счет №____________________ _____ в ____________________ _____.

Это итоговая часть претензии, где в четкой и структурированной форме излагаются все финансовые требования к виновной стороне. Указывается не только сумма прямого ущерба от недостачи/брака, но и дополнительные расходы (транспорт, экспертиза), а также возможные штрафные санкции, предусмотренные договором или законом. Важно указать полные банковские реквизиты для перечисления средств.

Приложения:

Акт приемки товара №______.
Удостоверение представителя ____________________ _____ №______ от «______» _______________ 2025 г.
Товаро-транспортная накладная №______.
Другие документы, обосновывающие претензию на ______ листах.

____________________ _____ / ____________________ _____

«______» _______________ 2025 г.

Скачать документ

Скачать документ в формате Microsoft Word (docx) без комментариев эксперта.